做文字工作写材料,往往会遇到这样一个情况,你写好一个材料,左看右看,上看下看,怎么看都觉得好看,但是拿去请领导看,领导大手一挥,一句“不行”,再好看的都成了王八蛋。所以,今天要讲的不是“怎么写出好的会议纪要”,而是“怎么写出让领导满意的会议纪要”。
可能你会说,会议纪要很好写,就是把会议记录整理一下,把手写的会议记录的打印出来就行了,这样认为就大错特错了,会议纪要不是流水账,它较之于会议记录往往有主次、有取舍。还有的人说,相关书籍一大堆,多看看书就会了。但书上的理论一大套,大都无非是十几年没变的老内容,换个新封面,新瓶装旧酒,跟不上领导的新口味,往往让人越看越迷糊。
今天,笔者以自己近十年的经验,给大家谈谈怎么写出让领导满意的会议纪要,总结起来就是四句话“”。
原始记录要记全。会议记录是写会议纪要的基础,要做到有闻必录。会议内容没记全,就不可能写出内容完整、领导满意的会议纪要。有的人讲,这个简单,我弄个录音笔,就能记全了,但是有的会议不能录像、录音,怎么办?所以,要记全会议内容,就要打好基本功,提高记录书写速度。但是人的书写速度怎么能快过说话速度,这个时候,就需要技巧了。一是化繁为简。多用简称、省略语,甚至可以设计一些只有自己懂的符号、语言代替文字。二是及时整理。会议结束后,立即整理会议内容,趁着头脑还“热乎”,即使当时没记全,也可根据会议事后完善会议记录。
领导发言要贯穿。会议纪要与会议记录的最大区别是,会议记录重过程,会议纪要重结果。因此,会议纪要中一定要把会议的决定事项写清楚。什么是会议的决定事项?就是大领导在会上所作的“结案陈词”。此外,如果大领导对其他人员的发言说作了肯定,那么这些发言也要作为决议体现出来。
文字内容要精炼。会议纪要切忌长篇大论,虽然会议纪要须真实反映会议记录,但是也可以适当进行加工,有些口语化发言可以进行修饰,比如领导总结说“这个事要在7月份前完成,小李要负责好”,就可以写成“会议安排小李负责**工作,要求在保证质量的前提下加快进度,务必于7月底完成”。请注意,领导说7月份前,会议纪要写7月底,到底是7月1日前还是7月31日前,这就需要跟领导沟通,不能因为领导没说清,你就不写清。还有领导说要在7月份前完成,到底是“务必”完成还是“必须”完成,也要沟通,因为如果小李未完成工作,领导要追责,这两个词的处理程度也不同。
特定用语要体现。会议纪要有自己的一套语言体系,比如会议听取了张三的汇报,肯定了报告内容,同意……。会议研究认为……,会议指出……,会议提出……,会议要求……,会议决定……。
PS:最后一句,写材料,可意会,不可言传。没事不要乱买书看,要看就看看单位以前的文件,尤其是现任领导以前批过的文件,这比啥都有用。
会议纪要示例
总经理办公会议纪要
6月30日,XX总经理在四楼会议室主持召开经理办公会议,通报XXX状况,审核XXX费用,研究XXX事宜,研究处理XXX事宜,通报XXX情况。现将会议议定事项纪要如下:
1.通报XXX状况。XXX汇报了XX工作,介绍了有关情况,会议讨论认为......,研究指出......,要求......,强调......。会议讨论决定......
2.审核XXX费用。XXX汇报了XX工作,介绍了有关情况,会议讨论认为......,研究指出......,要求......,强调......。会议研究决定......
3.研究XXX事宜。XXX汇报了XX工作,介绍了有关情况,会议讨论认为......,研究指出......,要求......,强调......,会议决定.......。
4.研究处理XXX事宜。XXX汇报了XX工作,介绍了有关情况,会议讨论认为......,研究指出......,要求......,强调......。
5.通报XXX情况。XXX汇报了XX工作,介绍了有关情况,会议讨论认为......,研究指出......,要求......,强调......。
参会人员:xxx
列席人员:xxx
XXX公司
2020年6月30日