怎样发送正确的电子邮件(电子邮件这样发)
怎样发送正确的电子邮件(电子邮件这样发)
2024-11-25 09:53:41  作者:心给了  网址:https://m.xinb2b.cn/tech/xjg503768.html


在当下互联网时代,电子邮件成为连接信息主客体的重要工具,它不仅是一款办公交流的正式工具,还作为成为经济主体名片上不可或缺的通信地址,具有全球范围内的沟通影响力。

在企业中电子邮件及内部主页等的信息沟通模式使得可以以很低的成本完成个体与个体之间的沟通,如何让信息传递更准确更有效更有价值,便是商务电子邮件礼仪的重要目的和内容。掌握商务电子邮件礼仪规则,具有很大的实践意义。

(一)电子邮件这样发,信息沟通更有效

(二)具体操作要求

1.邮件的格式:

①格式要保持简单大方干净,所有字一个颜色,一样大小,一种字体。

②分段负责逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点,

③不需要其他复杂花哨的排版。避免不同颜色、大小、字体。不要有背景图,背景音乐

2.邮件的发送:

①区分发送、抄送和密送:To 的人(收件人)是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。CC 的人(抄送人)则只是需要知道这回事,没有义务对邮件予以响应 BCC 是秘送,即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。这个可能用在非常的场合。

②TO,CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列。适当的规则有助于提升你的形象

③只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。

④转发邮件要突出信息

3.邮件的回复:

①对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理,但一般不要超过 24 小时。

②附带附件。部分邮件回复时会新增接收人,为方便各方了解事件往来,在转发时须附带原邮件附件。

③及时回复。如果来不及正式回应或解决,在时间允许的情况下,可以先简单回复一下“邮件已收到,我会尽快回复你的。

④逐条回复。确保提到的问题都有对应的回复,如果有未完成的可以说明以下,随后再补充。但不要就一封邮件往返三次以上,否则邮件就变成一件没有效率的工具;

⑤自动回复。请在出差或休假不方便回复邮件时使用自动回复功能,告知对方你的情况,及应急联系人。请不要无条件采用自动回复,此类邮件无有效信息。

⑥更改标题。回复邮件请更改邮件标题,以明确本次回复主题,同时可采用简附带前序邮件正文方式,告知对方沟通情况。

⑦当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。

⑧回复不得少于 10 个字 ,显示出你的尊重。

⑨不要就同一问题多次回复讨论,如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后再做判断。

⑩要区分 Reply 和 Reply to All(区分单独回复和回复全体):如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该 replay to all,让大家都知道

4.其他注意事项:

①转发敏感或者机密信息要谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人;

②如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息;

③不要将 RE 了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑;

④对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为 PDF 文件,或由高阶主管亲自发送;

⑤所有的电子邮件应自我多次检查后才发出。

⑥慎用首字母缩写和表情符号。一则因为收件者不一定能理解其所表示的含义, 再则它们也与这种正式文体不相符。

⑧不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件

  • 2022中小学生交通安全教育专题(学生交通安全知识)
  • 2024-11-25学生交通安全知识学生交通安全知识世界交通事故死亡人数每年达50多万人,其中大中小学生占了10万多人,在这些触目惊心的数字背后,有多少家庭失去亲人,有多少欢乐变成了悲剧,这就更加让我们清楚认识到遵守交通安全知识的重要性。
  • 离婚不动产分割的规定(离婚诉讼中不动产分割审判实务6个问答)
  • 2024-11-25离婚诉讼中不动产分割审判实务6个问答一、一方起诉离婚时,要求法院将其父母在自己婚后部分出资所购买房屋判令归自己所有,能否得到法院支持?最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民法典〉婚姻家庭编的解释(一)》第二十九条规定:“当事人结婚前,。
  • 急先锋到底什么时候上映(对决更新太慢不够看)
  • 2024-11-25对决更新太慢不够看盼星星,盼月亮!扫黑剧《对决》终于更新了,周更网剧实在是太折磨人,刚刚看了10集入戏,结果告诉你下周二才继续更新,接连断档4天,搞得我情节都快忘完了,要不是最近实在是没啥悬疑剧可以看,都快要弃剧了!不。
  • 恶毒的婆婆嘴不饶人(吃人嘴软拿人手短)
  • 2024-11-25吃人嘴软拿人手短我是东林夕亭,你有故事,就来找我点击上方『关注』,你就是我的人了我讲#情感故事#给你听,你要乖哦~有的人受了别人的恩惠之后,会坚守“滴水之恩当涌泉相报”的原则,会尽己所能回报善待自己的人有的人受了别人。
  • 江上吟李白解读(白话说唐诗李白魂归处)
  • 2024-11-25白话说唐诗李白魂归处安徽当涂县靠长江边的东梁山,与和县临长江的西梁山,两山相向,对峙如门,所以又总称为天门山李白在此盘恒日久,既写出《望天门山》的诗作,又留下巜天门山铭》的华章诗仙葬身于此,意见比较一致有人说诗仙是投江而。
  • 100个经典笑话大全爆笑(爆笑简短笑话大全)
  • 2024-11-25爆笑简短笑话大全我们的生活需要一些调剂品,讲个笑话,让自己开心一下吧!下面为大家整理的“爆笑简短笑话大全,仅供参考,欢迎大家阅读本文  篇一:  (1)  有一天,我爸要带我儿子去游泳,说:我带你去游泳,去不去啊? 。
  • 大江大河2举报信谁写的(大江大河2简介)
  • 2024-11-25大江大河2简介《大江大河2》的信举报是被程父写程父发现宋运辉已经不在他的控制之下,所以他不得不采取一些极端的手段来威胁宋运辉《大江大河2》是由上海广播电视台、东阳正午阳光影视有限公司、SMG尚世影业联合出品,李雪、。
  • 郎朗最近上的综艺节目(跨界郎朗压轴登台)
  • 2024-11-25跨界郎朗压轴登台亚洲首席男团国际钢琴王子,这场国际级的合作会碰撞出什么样的火花?在前不久2016QQ音乐巅峰盛典的舞台上,BIGBANG与郎朗合作了一首旋律性超强的《LOSER》,成为全场最亮点!而盛典当晚,BIGB。
  • 麦冬的功效及使用方法(麦冬的功效及使用方法有哪些)
  • 2024-11-25麦冬的功效及使用方法有哪些麦冬具有养阴生津、润肺止咳的作用,常用于肺胃阴虚所致的津少口渴、干咳咯血,心阴不足所致的心悸以及热病后期热伤津液等证麦冬除作为中药材熬制汤药外,还可以用于代茶饮中,可将麦冬单独泡水喝,或者配伍其他中药。
  • 斗罗大陆手游官方网站攻略(斗罗大陆H5手游攻略)
  • 2024-11-25斗罗大陆H5手游攻略经过近一年的游戏生涯,现在就自己的感想简单谈几句:首先,本文的前提是不氪金,或者是以白嫖为主的玩家,一年花不到200元,因为一分钱不花基本是不现实的(一)魂环是基础装备有很多,不管是什么装备,建议把更。
  • 超市塑料袋封口钉拆法(超市袋子上的封口钉)
  • 2024-11-25超市袋子上的封口钉经常逛超市的你们有没有发现一个问题,本来准备买一点水果的,逛了一圈后竟然买了一车东西.....媚媚喜欢去超市买!买!买!不管是日用品还是食品!大家都知道,超市买的散装零食和水果生鲜等等都是用连卷袋装上。