“文员”其实是一个大类职业的统称,一般来说,又可以分为广义文员和狭义文员。
广义的文员概念,是指用人单位主价值链条上的核心岗位以外的、主要工作是在办公室内从事文件、文字子昂管工作的人员。
比如,在一家生产制作型企业,除研发、生产、销售和客服之外,法务会被认为是法律文员,HR就是人事文员,行政就是行政文员,等等。
而狭义的文员,则常常就是这个词的本意,主要从事起草、打印文件、处理基础表格、数据等相关工作的岗位。
鉴于我们大多数时候所说的文员,都是狭义的定义,接下来就具体介绍它。
具体来说,狭义的文员又可以分为3大类型:
第一种类型是重要高管的助理、秘书;
第二种类型是隶属于总经办的公文管理岗、档案管理岗等;
第三种类型是业务、技术等人数较多的部门,协助部门负责人处理一些基础性工作的部门助理。
这3类人员的主要工作内容,会有比较大的不同,我们分别来说。
高管的行政助理和秘书岗位的主要工作内容负责高管的日程安排及提前提醒;负责高管主导的会议的会议纪要、事后各项工作的落实进度跟进及汇报;需要高管签字审批的文件提前做一个预审,发现有问题及疑问的地方提前与提交文件的责任人沟通、确认;高管发言稿、演讲PPT等文书类工作的起草、制作及设计等。对文员类岗位的招聘,共性要求是:基础的office办公软件应该会熟练使用;耐心细致;性格温和有亲和力,灵活性强,温柔而有力量。
而在招聘方面的不同点在于:
通常来说,高管助理和秘书的综合素质要求会更高,具备一定的管理知识和技能;
而公文管理岗和档案管理岗,则还需要具备一些公文及档案管理方面的专业知识和技能。
而从薪资和职业发展上来说,一般会认为文员是一个薪资偏低、职业天花板比较低的职业,比较适合追求稳定、较小的工作压力和工作强度,而对职业发展及薪酬没有太高要求的求职者。