作为项目经理,要善于从一个个项目过程中学习经验、总结智慧,这样才能够帮助组织、团队和个人有效地总结经验、提升能力、实现绩效的改善。
复盘可以总结为两句话:“让偶然的成功变为必然,不在同一个地方跌倒两次。”“让偶然的成功变为必然”意味着在分析项目成功之处时,要多找客观因素,如客观规律、客观流程、客观规则。
用客观规律指导我们,把一次的成功复制到后续一次次的成功上。“不在同一个地方跌倒两次”意味着在分析失败的原因时,多找主观原因,分析主观上哪些地方做得不好、哪些地方需要优化改进,减少主观上的错误。
复盘价值:探究原因、复制成功、优化流程、警惕陷阱。
项目复盘的期望产出:主要有复盘报告、经验教训表单,以及行动计划等。
复盘发起人:公司管理者、PMO、项目经理、职能经理、各环节负责人、团队成员等。
复盘时间:重点里程碑完成、项目结束、月度、季度、年度、紧急复盘等。
复盘步骤如图1所示:回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验。
图1 复盘步骤
项目复盘流程可分为8个环节,如图2所示。
图2 项目复盘流程图
回顾目标
(1)回顾目的:我们做这个项目的目的和初衷是什么?
目的的概念:实现一件或多件任务达到的最终理想状态。例如,提升商品或服务的营业收入、提升品牌知名度等。
(2)回顾目标:当时设定了哪些可衡量的目标?
目标的概念:衡量目的的标准。目标应符合SMART原则:
★目标必须是具体的(Specific)
★目标必须是可以衡量的(Measurable)
★目标必须是可以达到的(Attainable)
★目标是要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)
★目标必须具有明确的截止日期(Time-bound)
项目的目的需要分解为多个符合SMART原则的目标,各个目标的达成能够支撑我们达成项目的目的和初衷。
在这一部分,项目经理需要再回顾一下项目的目的和目标。目的和目标极其重要,它们对团队在项目中的行动、方法、策略等起到引领作用,确保不与项目目的和初衷相背离。如发现项目之初的目标设定有缺失,可引导团队完善目标。
步骤
1)结合目的,回忆当初设定的具体目标并记录;
2)目标应符合SMART原则;
3)成员彼此分享目标,团队达成共识(项目复盘实施前最好已经达成);
4)如发现当时目标设定有缺失,可引导团队完善目标。
评估结果
(1)回顾过程:针对目标采取了哪些关键举措?
步骤
1)按照时间顺序回顾里程碑事件;
2)针对目标采取的举措而非不相关行动;
3)标注事件时请注明时间。
在这一环节,项目经理简要回顾一下项目的里程碑事件,以便大家能重温一下项目的整个过程。这一环节,在以下两种情况下特别有必要:一是项目复盘距离项目结束已经有较长时间;二是项目各环节相对封闭,大家对项目整体情况了解不够。
项目的里程碑事件可采用时间轴的形式,给团队展现,如图3所示的项目里程碑事件。
图3 项目里程碑事件
(2)结果对比:对比目标达成,有哪些亮点与不足,如图4所示?
步骤
1)团队共识实际达成结果;
2)对比目标评估差异(可与制定的OKR中的KRs进行差异对比);
3)团队聚焦关键亮点与不足。
图4 结果对比图
在这一环节,我们需要用目标的实际达成情况,与目标作对比分析。这里需要重点强调三点。
1)先对结果性目标,再对驱动性目标,后对当初设定的目标达成情况;
2)亮点:达成目标或结果优于目标的,就是亮点;
3)不足:未达成目标的,就是不足。
以上三点可能与很多人平常的认知不同,他们往往是分析项目过程中的亮点和不足,分析哪些事做得好、哪些事做得不好。在正式的项目复盘中,一定要围绕目标及其达成情况,来展开分析亮点和不足,由亮点和不足逐步分析出项目过程中的教训和经验。
分析原因
(1)挖掘关键成功要素:分析核心亮点的关键成功要素有哪些?
步骤
在项目复盘中,项目经理应该引导团队成员,按照以下步骤,分析关键成功要素。
1)小组成员独立思考哪些因素带来成功,用卡片记录;
2)将研讨区域分为“主观”和“客观”两个区域;
3)成员彼此分享观点,并张贴卡片到对应区域;
4)针对两个区域的卡片进行分类汇总,提炼成功要素;
5)使用5Why法,深入挖掘关键成功要素。
在分析关键成功要素的过程中,要注意多找客观因素,寻找客观规律,用客观规律指导未来项目获得成功。
(2)分析不足的根本原因:在这一环节我们需要分析造成核心不足的根本原因是什么?
步骤
在项目复盘中,可以引导团队成员,按照以下步骤,分析不足的原因。
1)小组成员独立思考哪些失败的原因,用卡片记录;
2)将研讨区域分为“主观”和“客观”两个区域;
3)成员彼此分享观点,并张贴卡片到对应区域;
4)针对两个区域的卡片进行分类汇总,提炼失败原因;
5)使用5Why法,深入挖掘找到根本原因。在分析不足的过程中,要注意多找主观因素,寻找主观上可以改进的地方,未来不再犯主观上的错误。
总结经验
(1)总结经验与教训:从成功因素分析中,获得了哪些经验?
步骤
在这一环节,项目经理需要引导团队,从关键成功要素中总结提炼出最有价值的经验。可从下列维度进行引导。
1)哪些是完成任务的关键要点;
2)什么是最佳的行动步骤或顺序;
3)哪些方法、工具对完成任务很关键。
之后,项目经理需要引导团队,针对不足的根本原因,分析总结出学到的教训。可从下列维度进行引导。
1)说明原有做法带来的可能风险和负面影响;
2)说明不能这样做的理由。
然后,针对每一条教训,引导团队讨论出最有价值的改善措施。
(2)行动计划。
学习迁移:我们后续可以开展哪些具体行动?
问题改善:通过本次项目复盘对团队行为背后的内在认知方面有什么新发现?
步骤
在这一环节,项目经理需要引导团队,从经验教训和改善措施中,研讨出后续的行动计划。研讨流程可参考如下步骤。
1)团队成员独立思考后续可开展行动,并以卡片记录;
2)团队成员间彼此分享行动内容;
3)筛选具体行动,并形成团队共识;
4)按照行动内容制订具体改进计划,如表1所示。
表1 改进计划
上面介绍项目复盘的详细流程和方法,项目经理所有的复盘工作都是通过复盘会议来组织的。复盘会议流程的好坏决定了复盘的最终效果,提供一份复盘会议流程供大家参考,如图5所示。
图5 复盘会议流程
希望每一位项目经理都能够把复盘会议开好,不在同一个地方跌倒两次,让偶然的成功变为必然。
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