Word文档校对工具的使用方法教程：

1、Word的Internet语法和拼写检查器

在开始校对文档之前，您可以依靠Word的内部语法和拼写检查器。当您在文档中键入文本时，该工具会检查语法和拼写，但是您可以使用校对工具手动对文档进行拼写检查。您还可以获取单词计数，以识别文件中存储的单词和字符的数量。

校对工具位于“查看”功能区选项卡中。这些按钮位于“校对”类别中功能区选项卡的左侧。

（Word中的校对工具）

在上图中，选择了“拼写和语法”按钮。此按钮对文档运行快速检查，但是Word在您键入时会提供此检查。当单词下方有红线时，表明单词中的拼写错误。语法错误通过单词下方的蓝色下划线显示。Word确定的句子可能会更好地带有绿色下划线。如果您决定对文档进行另一次检查，请单击“拼写和语法”按钮以执行该过程。

“同义词库”工具为您在文档中键入的另一个单词提供了替代单词的查找。当您单击此按钮时，将显示一个搜索文本框，您可以在其中键入单词，Word会查找同义词或短语。

最后，您可以通过单击“字数统计”按钮来获取有关文档的统计信息。单击此按钮时，将打开一个新窗口，为您提供有关当前文档的多个统计信息。

（当前文档中的字数）

当您需要确定文档中的页面，单词，字符段落和行数时，这些统计信息将非常有用。显示的数字用于学术论文，或在您必须达到特定内容的字数时。

2、向页面添加评论

当您查看其他作者的内容或将内容发送给其他人查看时，Word注释使交流修订请求和更改变得很容易。注释允许具有文档访问权限的人在文档的侧面创建一个小气泡窗口，以向其他阅读文档的人创建消息。

“查看”功能区选项卡具有一个名为“注释”的类别，可以在其中找到用于查看和创建新注释的所有工具。

（Word中的注释工具）

创建注释时，您希望查看者查看您要注释的文档的哪个部分。您可以通过将注释链接到文档的一部分来做到这一点。突出显示要注释的单词或段落，然后单击“新建注释”按钮。此操作会将注释链接到文档的此部分，因此查看者知道在哪里编辑文本。您应该将评论链接到文档的一小部分，以确保读者不会感到困惑。例如，如果您想修改段落中的句子，则只突出显示该句子，而不突出整个段落。

突出显示文档的一部分，然后单击“新评论”。高亮显示颜色发生变化，并提示您在文档的右侧输入新注释。

（添加新评论）

请注意，它具有您的缩写和在安装Microsoft Word时配置的名称。之所以使用它，是因为可能有几个人在使用评论功能。通过使用颜色代码，缩写和名称分隔注释，进行修订的人员可以识别谁在提出请求。

您可以对文档中每个带有注释的突出显示部分进行回复或将其标记为已解决。单击“回复”按钮以添加对评论的回复。然后，当审阅者对修订请求做出响应时，可以看到这一点。无论您是否进行更改，“解决”按钮都将删除注释并将其标记为“已解决”。解决功能表示已进行更改，或者读者可以拒绝更改，而只需将其标记为已解决而没有更改。为了更好地处理可以接受或拒绝的更改，最好使用“跟踪更改”功能。

如果您决定删除评论，请在文档的右侧单击它，然后在“评论”类别菜单选项中单击“删除”按钮。您还可以通过单击“上一个”和“下一个”按钮来循环浏览文件中的每个注释。通过注释循环，可以很容易地看到文档中的每个注释，其中有一些需要查看以查看修订请求。

3、跟踪Word中的更改

轨道更改工具并非Word独有，但Word是支持它的少数Word文档解决方案之一。该工具跟踪对文档所做的任何更改，包括对内容的删除，添加和编辑。收件人查看文档时，如果打开了曲目更改，则会显示已删除的内容以及替换该内容的内容。根据用户进行的更改类似于添加到文档中的注释，这些更改也以不同的颜色显示。

轨道更改功能位于“查看”功能区选项卡的“跟踪”和“更改”类别中。

（跟踪更改按钮控件）

开始跟踪更改之前，必须先单击“跟踪更改”按钮。点击下拉菜单中的“跟踪更改”选项。您还可以通过单击“锁定更改”选项来锁定更改。启用曲目更改后，对文档所做的任何更改都会以在Word中分配给您的颜色突出显示。

要测试这些设置，请在文档中找到一个单词并对其进行更改。请注意，该单词作为通过它的一行与新单词具有相同的颜色。这表明已对文档进行了更改，查看该文档的任何人都将看到这些突出显示的内容。

（跟踪的更改）

可以单击句子左侧的行以打开或关闭对这些更改的审阅。如果要查看没有跟踪更改的文档，请单击灰色线，它将仅显示最终结果。该行将变为红色，表示已进行更改。然后，读者可以单击红线以查看那些更改。此功能使读者可以关闭“轨道更改”视图，当文档中有多个视图时可能会造成混淆。

4、接受并拒绝更改

校对者编辑文档中的内容时，文档的所有者可以接受或拒绝更改。Word将此功能与轨道更改工具合并在一起。接受和拒绝按钮位于上一节中图像中显示的“查看”功能区选项卡的“更改”类别中。

查看文档建议时，您可以选择还原为原始内容或接受第三方的更改。如果您接受更改，请单击内容中所做的更改，然后单击“接受”。如果您喜欢原始版本，请单击“拒绝”以删除这些更改。

5、打印文件

在Microsoft Word 2019中打印文档与以前版本中的打印没有太大不同。当您单击“文件”功能区选项卡中的“打印”链接时，Word将显示多个选项。单击此选项卡将打开一个新视图，在左侧面板中有多个选项。这些选项之一是“打印”链接。

（打印选项）

请注意，您可以使用打印设置来选择希望在打印机上创建纸质副本的方式。您还需要选择打印机以发送打印作业。如果您没有物理打印机，Microsoft会为您选择一个虚拟打印机。在上图中，由于物理打印机未连接到计算机，因此默认打印设置为OneNote。