返回
档案整理的五个步骤（做好档案整理的）
档案整理的五个步骤（做好档案整理的）
2024-11-22 12:23:00  作者:月光中璀璨  网址:https://m.xinb2b.cn/know/edg286374.html


档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

组件（卷）

档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

分类

分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

排列

排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

编号

档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

编目

编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

作者 | 邹杰

编辑 | 赵皙

  • 计算机和信息安全哪个专业好（热门计算机专业）
  • 2024-11-22热门计算机专业进入网络时代后随着科技的浪潮也带火了一批计算机类专业，像计算机科学与技术、软件工程、物联网工程等，近几年信息安全专业毕业生的薪资排名一直都是数一数二的，也使得信息安全由小众变成热门专业那么信息安全学习。
  • 高圆圆三大绯闻（如今被嘲过气大妈）
  • 2024-11-22如今被嘲过气大妈年关将至，越来越多的贺岁片如期而来，《唐人街探案3》近日也放出预告片除了我们熟悉的刘昊然和王宝强两位主演之外，其他主演阵容同样不容小觑，有染谷将太，铃木保美，还有令无数人翘首以待的长泽雅美，甚至有人说。
  • 装修公司硬装软装一起好吗？软装硬装分不清
  • 2024-11-22装修公司硬装软装一起好吗？软装硬装分不清装修时，我们经常会听到软装和硬装但很多第一次装修的小伙伴连软装、硬装都分不清，难怪被装修公司坑了才后知后觉今天小象君来和大家科普一下软装和硬装的详细知识~1⃣️什么是硬装？如果把房子比作一个人，硬装就。
  • 为什么有人七月二十一过财神节（七月二十二财神节）
  • 2024-11-22七月二十二财神节农历七月二十二，传说是财神爷生日，你知道拜的是哪位“财神”吗？在我国，几乎各行各业都有自己的“保护神”，学生拜孔子、文昌帝君，木匠拜鲁班，社团拜关公，娱乐业拜管仲，餐饮业拜伊尹，而所有的商人都拜一位守。
  • 紫川白川全身照，白川大秀身材和美腿
  • 2024-11-22紫川白川全身照，白川大秀身材和美腿紫川动漫最新一集已经更新，这一集的内容挺精彩的，紫川秀与阿宁分开后，他们就前往远东地区招募新兵紫川秀的任务就是招募新兵，然后直接返回上都，不过他的任务有点困难众人来到行省看到一片荒凉，远东地区常年经历。
  • ai算命真实事件（还在相信网络运势解析）
  • 2024-11-22还在相信网络运势解析直播间里的“大师”免费算命看相，不灵不要钱？所谓的“算命看相”，其实是套用数据软件中的话术模板，忽悠客户购买“转运法器”消灾不为“命运”交智商税，戳图一起来看藏在科技之后的老套骗局↓↓↓​​,。
  • 威海大樱桃最新消息（威海环翠区樱桃大棚内樱桃花竞相绽放）
  • 2024-11-22威海环翠区樱桃大棚内樱桃花竞相绽放齐鲁网·闪电新闻2月11日讯春暖花开时节，威海环翠区里口山福德庄村樱桃大棚内的樱桃花竞相绽放，一团团、一簇簇的樱桃花宛如白雪，傲立枝头，不时传来阵阵花香，让人流连忘返樱桃花开压满枝，翘首期盼迎丰收果农。
  • 备孕夫妻最想知道的5个问题（夫妻间的生理需求该怎么解决）
  • 2024-11-22夫妻间的生理需求该怎么解决对于备孕成功的夫妻，多数时候有生理需求，大都会选择忍着，担心会影响到腹中的胎儿有的孕妈从知道怀孕后，就跟老公分房睡，因为害怕同房会对宝宝不好，整个孕期都不过夫妻生活以前再亲密的夫妻关系，也会被这样的生。
  • 一生必看的人生感悟越早知道越好（人生最经典的七个感悟）
  • 2024-11-22人生最经典的七个感悟曾听人说过这样一句话：“人生不能重来，所以我们要更加珍惜现在，珍惜现在的生活，珍惜现在的拥有不要悔恨过去，不要抱怨命运，因为在悔恨和抱怨中过去的每一分每一秒，都是我们不能重来的人生”从襁褓中的婴儿，慢。
  • 清明湿邪入侵后患无穷（清明湿邪入侵后患无穷）
  • 2024-11-22清明湿邪入侵后患无穷清明，是二十四节气中的第五个节气，蕴含着上清下明的意思，天空清而大地明，到处一派春耕的繁荣景象清明来了，就意味着春季接近尾声，开始准备迎接夏季的来临，换季的时候身体是最容易出现毛病的这个时候尤其要多多。
  • 两分钟读完经典古诗词（5分钟速记莫言代表作）
  • 2024-11-225分钟速记莫言代表作FM100.7电台讯：（本台记者马艳华）5分钟内让你速记莫言的代表作，你能背会几部？20分钟内蒙眼读书，你能读几页？读2遍就能背会一首古诗，你可以做到吗？有人就可以做到哦！接下来，我们就一起来揭秘他们。